貨代發票的管理

有一天,北京某稅務局電話通知上海A司財務部協查兩張由A司2006年9月開具的發票,要求查明進賬記錄以及收款證明。
A司財務部接到此通知后立即核查原始資料。經查明,兩張發票中,有一票記錄完整,款項也已收回。而另一張金額為22萬多元的發票在賬上顯示作廢，泉州到義烏物流在查到原始憑證時,卻只有留底聯,正本發票已經由客戶取走。通過進一步的調查,發現無論是財務資料,還是相關的當事人,都無法說明產生這種錯誤的具體原因何在。
北京和上海稅務部門正著手處理該問題,因涉嫌逃稅,輕則處罰,重則追究法律責任。這一問題的發生從出現到調查所反映出來的情況在一定程度上反映了A司在發票管理上尚存在漏洞,相關環節失控,手續不全,流程不明,管理不嚴。
目前,貨代市場還不夠規范,市場競爭又是十分激烈,A司平均每天要有幾百票的業務發生,而客戶的要求又各不相同。因此,必須從完善自身的管理制度人手,通過規范管理業務、財務及結算的整個流程來防范風險。
為規范貨代發票保管、領取、開具、作廢、人賬等行為,各部門、各分公司、辦事處可參照以下規定結合自身情況對貨代發票進行管理:
(1)財務部貨代發票由發票管理員專人保管,并做好收發存登記工作,確保登記結果與發票實際庫存一致。從稅務局領回發票后應立即人庫登記(時間、起止印刷號);發票每次領取量應根據開票部門業務量由財務部門核定,領取發票應由相應的財務人員或經過批準的專人經手,并在登記簿上辦理簽收;發票管理員應定期回收發票存根聯,在收妥開票員交來的存根聯并清點無誤后,在發票登記簿上銷號并記錄時間,同時編號裝訂成冊。
(2)開票員領取發票后,應要善保管。開票員應根據業務部門的開票通知書來開具發票,同時審核查看:①發票的抬頭與實際委托人是否一致,不一致時,要說明原因;②業務編號與實際業務情況是否相符,如不符,應報財務主管核批;③確認開票幣種符合業務種類要求,應開外幣發票的,不能擅自折算成人民幣開票;④沒有對應業務的,不能開具發票;⑤如有高開發票的,應在開票`通知書上注明高開部分并經財務主管核批作為以后處理依據;⑥對票面金額超5萬元的,應更加嚴格審核。開票員開票蓋章并經財務審核后進行發票交接簽收。開票員應定期將開過票的開票通知書與存根聯一起整理(編號連續)后,裝訂成冊交至發票管理員處并銷號。
(3)開票員不得隨意作廢發票。泉州到麗水物流認為應憑開票更正單(以開票通知書代替并寫明作廢原因)以及收回的發票正本聯作廢原發票,同時開具新發票。如發票正本聯遺失,應由遺失責任人和相應客戶出具書面材料并蓋章確認保證未收到此發票同時由部門經理核簽意見。開票員憑上述書面材料才能作廢原發票,并開具新發票。開票員應在作廢的發票上蓋上作廢章(一式五聯),并將作廢發票正本或作廢發票書面說明交部門財務入賬。對開票金額超過人民幣5萬元的票據作廢,必須將作廢發票情況及時報告財務主管,并跟蹤至作廢發票的回籠及人賬。開票員每星期應將開票后的兩聯記賬聯整理連號后交部門財務入賬(作廢的發票要包括發票正本或作廢書面證明)。
(4)部門財務收到開票員交來的記賬聯后,應檢查是否連號(電腦編號連號或印刷號連號),作廢發票要包括正本聯或書面說明,然后才能入賬。
貨代發票管理是財務管理中一個十分重要的方面,其涉及到業務、財務、結算的方方面面,需要各個環節的人員謹慎對待、慎重處理,共同來進行配合。要求各部門、各分公司、辦事處對此工作充分重視,規范操作、規范管理,不斷降低經營風險。

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